Registro de accionistas: 11 pasos para cumplir este requisito sin contratiempos

Lo primero que hay que recordar es que en marzo pasado Hacienda emitió un nuevo decreto ejecutivo que planteó un cambio considerable en la presentación del RTBF: se estableció que solo el representante legal de la compañía estaba autorizado para presentar la declaración y sólo en casos excepciones —nunca se especificó cuáles eran— se podía recurrir al poder generalísimo para que un tercero cumpliera con el trámite.

LEA MÁS: Registro de accionistas tiene un nuevo requisito que generaría más gastos: conozca el cambio y la fecha límite para presentar la declaración

En años anteriores, era posible ejecutar esta diligencia con un poder especial, que es menos complejo de obtener y por eso la nueva disposición no fue bien recibida en términos generales, pues encarecía el proceso y también lo hacía más lento.

Además la decisión afectaba en mayor medida a las compañías multinacionales, pues la mayoría no tiene representantes legales en Costa Rica o son extranjeros y por lo tanto no pueden acceder a la firma digital, ya que solo se le otorgan a nacionales o residentes.

Por eso Tributación extendió el plazo de presentación por una única vez, del 1.° al 31 de julio, para que los contribuyentes estuvieran listos.

Sin embargo, a finales de abril, el Tribunal Contencioso Administrativo del Segundo Circuito Judicial admitió una medida cautelar provisionalísima, presentada por el Colegio de Abogados y que dejó sin efecto la aplicación de este párrafo para este año.

Justamente, para hacer el ajuste respectivo en los sistemas oficiales donde se presenta la declaración, el pasado 27 de junio, Hacienda indicó que ahora el plazo para cumplir con esta obligación será del 1.° al 31 de octubre del presente año.

“El reglamento había tratado de prohibir el uso del poder especial, pero esta prohibición fue suspendida. En este sentido, esperamos que las declaraciones del 2024 se puedan presentar tanto con poder especial como generalísimo”, dijo Ricardo Güell, socio de la firma Deloitte Costa Rica.

Los 11 pasos para evitar inconvenientes

Para cumplir con el RTBF, el encargado del proceso debe hacerlo directamente en este enlace: www.centraldirecto.fi.cr, que es el canal oficial para dicho proceso. Además, compartimos los 11 pasos necesarios para que evite inconvenientes:

1. Obtener un certificado de firma digital.

2. Instalar el firmador BCCR desde la página de Soporte Firma Digital, desde este sitio web: www.soportefirmadigital.com

3. Activar el firmador del Banco Central.

4. Incluir el número de la cédula jurídica de la empresa que está realizando el trámite.

5. Luego de validar que los datos de la entidad son correctos, se debe incluir a la persona que estará autorizada para el envío de la información requerida.

6. Registrar y confirmar mediante el código verificador el correo oficial para notificaciones.

7. Llenar todos los datos que se le solicitan de la persona jurídica.

8.Completar la información de las personas jurídicas extranjeras que cuenten con participación sustantiva por medio de la opción “declarar extranjera” hasta identificar a los beneficiarios finales.

9. Enviar la declaración.

10. Verificar y de ser necesario actualizar los datos de contacto del Representante Legal o Apoderado.

11. Verificar el resumen de la declaración y firmar la declaración jurada.

LEA MÁS: Registro de Accionistas: el paso a paso de la declaración que vence en junio

“Si dentro de la información a declarar por el obligado figuran personas u otras estructuras jurídicas domiciliadas en el extranjero que posean participación sustantiva, el representante del sujeto obligado deberá completar la información concerniente a la totalidad de los beneficiarios finales de estas últimas, y en los casos que resulte imposible esta identificación, se aplicará lo dispuesto en el Decreto 44390-H anunciado en marzo”, aclaró Dunia Zamora, presidenta del Colegio de Contadores Públicos.

Para el periodo 2024 las organizaciones sin fines de lucro tendrán que presentar el RTBF por primera vez, junto con las sociedades anónimas, personas jurídicas y fideicomisos privados inscritos en el Registro Nacional. Por eso, a los novatos en este menester les corresponde brindar un registro actualizado con el detalle de los ingresos y egresos e identificación de donantes y de los destinatarios o beneficiarios de sus contribuciones o donaciones, incluso si es una persona física, que sean iguales o superiores a un salario base, que para este año se estableció en ₡462.200, de acuerdo con Zamora.

Sanciones por incumplimientos

Los obligados a presentar esta declaración enfrentan multas si presentan la declaración después de concluido el plazo que establece Hacienda. Es decir, si se cumple con esta declaración a partir del 1.° de noviembre, habrá un recargo económico.

Aquellas personas jurídicas que presenten la declaración tarde deben tener presente que Tributación calcula la multa como el 2% de los ingresos brutos obtenidos en el periodo del impuesto anterior a la infracción, con un mínimo de 3 salarios base y puede llegar a un máximo de 100.

En otras palabras, mantener en secreto la información de los beneficiarios finales le puede costar entre ¢1.386.600 y ¢46.220.000 en multas, según el artículo 84 del llamado Código Tributario.

El registro de accionistas se aplica en Costa Rica desde 2019 como una medida para combatir el financiamiento a actividades ilícitas. Un punto importante es que la información que se incluye en la declaración no se puede brindar por ningún medio físico, únicamente por medio del sitio web del Banco Central.

LEA MÁS: Cuatro puntos clave a tomar en cuenta para la declaración del registro de accionistas

Una empresa proporciona información detallada sobre sus accionistas al Banco Central que almacena los datos y los facilita a Tributación y al Instituto Costarricense sobre Drogas (ICD). Estos datos suministrados incluyen los nombres, direcciones, número de acciones poseídas y otros detalles relevantes sobre los socios de la empresa, con el fin de que todo sea transparente.

“Este registro, en conjunto con la información dada en la declaración de sociedades inactivas, genera un mapa completo de la composición empresarial, que está directamente ligada con la recolección de impuestos sobre las utilidades, impuestos sobre los bienes muebles e inmuebles y el respectivo cumplimiento en precios de transferencia”, explicó Vanessa Vega, socia de Grupo Camacho Internacional.

A grandes rasgos, la mayoría de personas jurídicas cumplen con este trámite: según datos del ICD, de las 332.777 sociedades obligadas el año pasado, un 78,8% sí cumplió en tiempo y forma, mientras que el porcentaje restante, es decir, poco más de 40.300, presentó el RTBF tarde.

Otro dato a tomar en cuenta es que todavía está pendiente que Hacienda publique una resolución conjunta que debería aclarar los detalles de cómo se harán las declaraciones este año. Por medio de su página oficial de Facebook, el ministerio indicó que en los próximos días se publicará.