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Estamos viviendo tiempos no solo inesperados, sino que es una situación inédita tanto en la vida personal como empresarial. Pero ahora que las circunstancias nos dan un espacio de pausa-activa, es tiempo de preparar las operaciones de nuestras organizaciones y empresas para después de la crisis.
Cuando las autoridades anuncien que ya podemos volver al ámbito productivo cotidiano, las compañías no tendrán el mismo entorno de hace pocos días, por lo que se debe analizar cómo retomar el futuro.
De acuerdo con la metodología que se aplica en la Planeación de las Ventas y las Operaciones (S&OP, por sus siglas en inglés), hay que seguir los pasos que muestra la ilustración adjunta.
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1. Plan de negocios. Bajo la nueva realidad que estamos enfrentando los entornos cambian, la manera de volver a arrancar nuestros negocios cambiará.
Debemos determinar la afectación a futuro del segmento de mercado en el que estamos, como será el nivel de recuperación, en que plazo estimamos que se recuperará. Si atacamos el segmento de turismo y ocio en toda su dimensión hay una recuperación lenta y distante, al igual que los espectáculos. Pero debemos medir la afectación de nuestro segmento y planear con base en eso.
Si la afectación es muy grande, debemos medir nuestra capacidad de atenuar esto ingresando a otros segmentos que antes no atacábamos, analizando cómo enfocar a nuestra organización hacia esos nuevos objetivos.
Las crisis traen cambios y puede ser la oportunidad de desarrollar otras habilidades para las que en tiempos “normales” no nos atrevíamos a dar el paso.
El plan de negocio es fundamental, ya que nos dará el enfoque a seguir, por lo que debemos aclarar muy bien lo siguiente:
-Tamaño del mercado post crisis y la proporción que pretendemos tener.
-Recursos para atender el mercado.
-Limitaciones para poder establecer la promesa de servicio al mercado meta, de acuerdo con la nueva realidad.
-Analizar la atención a los clientes, si adoptaremos métodos electrónicos para facilitar la comunicación y también decidir si tendremos una reducción de clientes.
-Focalización en los productos y servicios que trabajaremos. Es necesaria la depuración del portafolio para maximizar los recursos.
-Nuevos productos. Hay que analizar la manera correcta de innovar, determinar las oportunidades o vacíos a llenar en la nueva realidad.
-Cómo se comportarán las temporadas. ¿Se verán afectadas en el nuevo entorno?
-Hacer un riguroso análisis de la competencia y su posible reacción en aras de preparar a nuestra compañía y mantener una buena posición en el mercado.
-Definir nuestra estrategia de precios: promociones, plazos de crédito.
-Nivel de rentabilidad al que aspiramos.
-Construir con base a los recursos financieros que proyectamos tener al reiniciar las actividades.
Si bien hay incertidumbre, el plan de negocios nos brindará una guía para actuar en el momento de retomar las actividades cotidianas.
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2. Revisión de la demanda. Al elaborar el plan de negocio hay que tener claro el portafolio y el segmento de mercado que atacaremos, la porción que pretendemos obtener, los clientes y la frecuencia de prestación del servicio y/o el bien que distribuyamos. Debemos elaborar un plan detallado de la demanda, con las siguientes características:
-Planeación de la demanda de acuerdo con la estrategia adoptada.
-Calcular las ventas estimadas mensuales, considerando temporalidades, segmento del negocio y tipos de clientes.
-Determinar los detonantes de las posibles desviaciones para ajustar el futuro.
Este trabajo hay que hacerlo para cada producto.
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3. Revisión de la oferta de productos e insumos. Con base en la demanda calculada, se debe elaborar un exhaustivo análisis de cómo cumplir este requerimiento, ya sea por las compras de productos e insumos como por las capacidades de producción con base en los recursos que tendremos. Con este plan se pretende obtener:
-Garantía del nivel de abastecimiento.
-Estatus del abastecimiento o estrategia de compras de insumos y productos.
-Análisis del inventario (excesos y faltantes).
-Depuraciones.
-Tránsitos.
Igualmente, es el momento de hacer notar, y ahora de manera vehemente, qué existencias de productos e insumos tenemos de más para diseñar una estrategia comercial enfocada en salir de inventarios con lento movimiento, lo cual es capital de trabajo estancado que requiere hacerse líquido en la coyuntura actual.
Imprescindible: la negociación con proveedores en tiempos de entrega, plazos de pago, devoluciones de productos que no se requieren y construir una alianza comercial de ganar ganar.
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4. Reunión ejecutiva. Debemos establecer los puntos de control que nos permitan determinar las variaciones de nuestro plan para poder tomar decisiones en caso de tener que cambiar el rumbo de lo planeado.
Si bien la planeación siempre ha sido difícil, lo es más en estos días de incertidumbres.
Con base en los indicadores que determinemos, dispondremos de insumos para lo siguiente:
-Resultados de meses finalizados. Recomiendo, para analizar este tema, realizar una reunión semanal.
-Ventas por categoría, negocio y por cliente.
-Mediciones logísticas a nivel de servicio y costo.
-Análisis del gasto general de la empresa.
-Proyecciones de los próximos meses (categoría, clientes, tendencias) de acuerdo con los resultados obtenidos.
-Decisiones estratégicas, si es que estimamos oportuno cambiar algunos aspectos del plan.
Lo importante ante este nuevo panorama económico es planear lo que vamos a hacer cuando la crisis por el nuevo coronavirus pase.
No debemos esperar a volver a la empresa para definir qué vamos a hacer. Podemos efectuar este trabajo por medio de reuniones virtuales.
Tenemos trabajo que adelantar. Aprovechemos esta pausa-activa para repensar el futuro de nuestras compañías. Será vital regresar teniendo claro el objetivo a seguir.
