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A veces sucede que las empresas se empiezan a preocupar por los temas contables y de impuestos hasta finales de setiembre. Es en esa fecha cuando es el cierre fiscal y durante todo el año descuidan su contabilidad y obligaciones tributarias.
Esto provoca que tengan que correr y desplegar personal y recursos adicionales para atender las falencias en esas áreas.
Evite eso y desde ya empiece a trabajar con orden en todo lo relacionado con su contabilidad.
Estos son algunos recordatorios de los cuidados que debe tener en el manejo de estos asuntos:
1-Analice si el régimen de impuestos en el que se encuentra le conviene
Existe el régimen tradicional de declaración de impuestos, el cual se hace anualmente, con pagos parciales.
También está el régimen de tributación simplificada, destinado para pequeños negocios como bares, cantinas, tabernas, floristerías, panaderías, restaurantes y cafés, entre otros, que cumplan con ciertas condiciones.
En este régimen se declara trimestralmente con base en las compras que se hagan, no de acuerdo con los ingresos.
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Por ello, el contribuyente siempre deberá pagar impuesto sobre la renta, independientemente de si obtuvo ganancias o no.
Gerardo Leal, contador y propietario de la empresa Glo Asesoría, explicó que las pymes deben examinar muy bien si el sistema en el que se encuentran actualmente (sea tradicional o simplificado) resulta sostenible para estas o si conviene pasarse a uno u otro.
Ello se debe a que, incluso cumpliéndose los requisitos para estar en el simplificado, puede que no sea lo más pertinente para la pequeña o mediana empresa.
Asesórese con un contador para valorar si es necesario hacer una variación.
2-Presupueste los pagos parciales, no los olvide
Una obligación que tienen los contribuyentes que se encuentran registrados en el régimen tradicional es realizar pagos parciales, según lo establece elartículo 22 de la Ley del Impuesto sobre la Renta.
Este adelanto corresponde a un 75% del promedio del impuesto de renta pagado por el contribuyente durante los últimos tres años o al 75% de lo cancelado el último año.
Los anticipos se deben cancelar a más tardar el último día hábil de los meses de marzo, junio y setiembre.
La no cancelación de esos pagos puede generar intereses. En consecuencia, es menester que presupueste estos desembolsos para que no tenga que hacer malabares para reunir el dinero. Anótelos en su agenda empresarial para evitar olvidarlos.
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3-Organice su contabilidad, según las normas
El artículo 251 del Código de Comercio establece que los comerciantes deben llevar registros contables y financieros que posibiliten el conocimiento de su estado económico. Esto se conoce como libros contables, que a su vez pueden llevarse digitalmente.
Dentro de ellos se encuentran todos los documentos que respalden las compras y ventas realizadas por la empresa.
Es relevante recordar que la contabilidad debe realizarse con base en las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF).
Cabe señalar que el periodo fiscal va desde el 1 de octubre del año anterior al 30 de setiembre del año actual. Ante esto, debe revisar que su contabilidad desde octubre hasta la fecha esté bien manejada y continúe por ese camino para ahorrarse complicaciones.
Igualmente, recuerde que el Código de Comercio estipula que se deben conservar los libros de contabilidad “desde que se inician hasta cinco años después del cierre del negocio y conservar igualmente la correspondencia, las facturas y los demás comprobantes, por un período no menor de cinco años, contado a partir de sus respectivas fechas, salvo que hubiera juicio pendiente en que esos documentos se hubieran ofrecido como prueba”.
4-Presente sus declaraciones oportunamente y pague a tiempo
Puede ser muy útil calendarizar las fechas en las que debe presentar sus declaraciones, sean de renta, venta o las informativas. Asimismo, tenga claro cuándo le corresponde realizar pagos.
Si debe pagar el impuesto de ventas, recuerde que se paga mensualmente.
A más tardar el 30 de noviembre debe presentar la Declaración Informativa Anual de Clientes, Proveedores y Gastos Específicos (D-151) u otras que le corresponda emitir.
En el caso de las declaraciones de renta del régimen tradicional, así como en lo referente al pago del impuesto sobre la renta, la fecha límite es el 15 de diciembre.
En el régimen simplificado las obligaciones se deben cumplir cada tres meses.
5-Elija a un contador diligente, con conocimientos
Un asesor clave en las temáticas contables y fiscales es un contador.
Seleccione a una persona confiable, con conocimientos en la materia y preferiblemente con experiencia para que le pueda guiar en el proceso.
Cerciórese de que esté debidamente inscrito en el Colegio de Contadores Privados.
El contar con el respaldo de este profesional no quita que usted maneje algunos asuntos básicos, con el fin de confirmar si se están realizando las gestiones debidamente, por lo que puede aprovechar las capacitaciones que se ofrecen en estos asuntos.
