Cuando una agencia, en cualquiera de los 52 países donde se utiliza la plataforma Wetu, le organice un viaje a un turista –conforme el mercado se reactive– va a poder pedir cotizaciones de operadores de tours y alojamientos en Costa Rica usando ese servicio en línea.

Las empresas locales, como agencias de viajes, también podrán realizar cotizaciones para viajeros costarricenses recurriendo a Wetu, cuyo servicio tiene una suscripción mensual (antes del COVID-19 estaba en $180 y hasta el 31 de octubre es sin costo).

La posibilidad de aprovechar esta plataforma se amplió tras la alianza establecida entre Wetu, que incluye 278.000 proveedores turísticos en el mundo, y la firma local TravelSoft Inc., la cual desarrolló el sistema Toursys de gestión de firmas turísticas.

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La integración de las plataformas de Toursys, que facilita la realización de las cotizaciones y las reservaciones, y Wetu concluyó en julio anterior.

“Los tours operadores pueden contar con dos herramientas muy potentes que trabajan de manera integrada”, explicó Francisco Escuder, gerente regional de Wetu. “Así pueden hacer un proceso de principio a fin mucho más rápido, eficiente y atractivo sin perder tiempo”.

Tras una “temporada cero”, el sector podría aprovechar este tipo de servicios y soluciones para prepararse de cara al próximo periodo.

“Los que no se preparen, y no tengan plataformas virtuales, van a morir. Por eso, esta integración es tan atractiva: es una plataforma para la era post COVID-19”, dijo Luis Cardenas, CEO de TravelSoft.

El sistema Toursys, aparte de facilitar realizar cotizaciones (entre empresas o directamente para un cliente) y reservaciones, también permite la gestión de la operación, la contabilidad, bancos, prepagos y gastos. Además, se integra con los sistemas gerenciales tipo ERP.

Doble beneficio

Toursys fue presentado en un evento realizado en el Hotel Intercontinental en setiembre de 2018, al cual llegaron 40 empresas.

Una cuarta parte de los asistentes, que incluían a representantes de tour operadores y hoteles pequeños, salió de ahí con un contrato cerrado.

Aunque el sistema está diseñado para tour operadores, los hoteles y otras empresas pueden apoyarse en el sistema, tanto para sus servicios directos como para ayudar a los turistas a efectuar reservaciones de actividades y paseos que se ofrezcan en su zona.

El sistema ya fue utilizado por una empresa de Kenia, a la que se agregaron compañías de Argentina, Chile, Brasil, Panamá y Guatemala. 

Inicialmente el objetivo era atender a firmas que requerían dos o tres licencias, pero se acercaron compañías con más requerimientos y que les preguntaron si estaban integrados al servicio de Wetu, una firma con sede en Ciudad del Cabo, Sudáfrica.

El 2 de agosto del 2019 realizaron el primer contacto a través de la oficina regional de Wetu ubicada en Buenos Aires y rápidamente realizaron una presentación virtual al staff de la firma en Sudáfrica.

Lo demás fue realizar la negociación entre ambas partes. La integración se realizó en dos semanas en julio anterior.

Escuder indicó que Toursys es una herramienta “muy potente y “con un gran potencial para todos los mercados del mundo”.

El ejecutivo destacó que el software creado en Costa Rica permite a los usuarios de Wetu realizar cotizaciones de viajes, lo cual antes no se les ofrecía. 

Para eso, las empresas que ya son suscriptoras de Wetu (incluyendo las que ya usan el servicio en la país) deben adquirir el servicio en la nube de Toursys.

Así, se abre una importante veta de negocios para TravelSoft.

A su vez, al integrarse con Wetu, los usuarios de Toursys pueden crear y enviar itinerarios a sus clientes, por un lado, o pueden recibir solicitudes de cotizacines y reservaciones, por el otro, dependiendo de su giro de negocios.

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La integración de ambas plataformas facilita que las empresas realicen y presenten cotizaciones más atractivas, incluyendo la información, los precios, las fotos, los sitios web y los videos disponibles de los servicios.

Toursys, que brinda la posibilidad de usarlo un mes sin costo alguno, como prueba, tiene precios que van desde $30 a $195 por mes, según las funcionalidades que se deseen.

Con estas herramientas, recalcó Cárdenas, una empresa del sector (hotel, tour operador, transporte e incluso un guía turístico) pueden contar con un sistema sencillo y con funcionalidades avanzadas.

Cuando una empresas turística de Costa Rica recibe reservaciones de operadores de América del Norte, Sudamérica o de Europa se efectúa la gestión automática, incluyendo servicios de alojamiento, alimentación, transporte y guías.

Se reducen, a la vez, las probabilidades de cometer errores de registro.

Al recibir la reservación también se puede sugerir otros sitios de visitación, sin necesidad de obligar a los turistas a comprar, y puede ayudar a otras empresas o personas que brindan servicios en los alrededores.

Toursys también permite a las empresas actualizar la información de sus sitios web sin necesidad de esperar a que lo haga el proveedor o el webmaster.

Solamente hay que introducir los nuevos datos del servicio en el sistema y, mediante una funcionalidad ya instalada, se “empotra” la información actualizada en la página electrónica, para que el cliente la vea cuando ingresa.

Las empresas también pueden enviar información a los clientes a través de las aplicaciones de mensajería (como WhatsApp) y redes sociales, facilitando en esas mismas plataformas botones o links para que las personas realicen la reservación de inmediato.

Cárdenas recalcó que las empresas turísticas deben digitalizarse y aprovechar las posibilidades que ofrecen firmas como Wetu.

Así pueden reducir costos y estar en el radar de la industria turística global, con el fin de impulsar las ventas de la próxima temporada, la cual inicia en poco más de dos meses.

“Este es el momento”, dijo Cárdenas.