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Evelyn Granados se dedica a brindar servicios de estrategia y gestión de redes sociales y desde el pasado 1.° de mayo empezó a utilizar la factura electrónica.
El cambio no significó ningún trastorno para ella, que empezó por realizar el registro en el sistema de Administración Tributaria Virtual (ATV) del Ministerio de Hacienda y por elegir al proveedor del servicio o sistema facturador.
“Todo se hace por Internet”, afirmó Granados. “Una persona con costumbre en el uso de herramientas digitales lo puede hacer, pero puede pedir ayuda”.
De enero a mayo se cumplió el primer cronograma de obligatoriedad de la factura electrónica definido por la Dirección General de Tributación (DGT), que incluía a sectores de salud, administración y contabilidad, ingenierías e informática, entre otros.
En setiembre, octubre y noviembre próximo la factura electrónica será obligatoria para los contribuyentes que faltan, según el nuevo cronograma publicado por las autoridades tributarias.
Así al final del año los contribuyentes deben generar los comprobantes electrónicos en sus ventas de bienes y servicios, salvo los adscritos al sistema simplificado y varias entidades públicas.
Todos los clientes, empresas y entes deben estar preparados para recibir la factura electrónica en sus compras. Nadie la puede rechazar.
Esta es una de las principales dudas que tienen los contribuyentes y que se han realizado al Consultorio de Factura Electrónica del Colegio de Contadores Públicos (vea recuadro).
LEA MÁS: Una guía adicional para la factura electrónica
Sistema de validación versus sistema de facturación
El Ministerio de Hacienda y la DGT cuentan con un arsenal de sistemas para este proceso de digitalización de la facturación.
Unos son para el control fiscal.
Otros tienen que ver con la operación de validar los comprobantes electrónicos: factura, nota de crédito o nota de débito.
Hacienda contrató a la Empresa de Servicios Públicos de Heredia (ESPH) el desarrollo del sistema de factura electrónica, cuya función es realizar la validación de cada comprobante digital que le envían los contribuyentes.
Por su parte, el contribuyente debe usar un software para emitir o generar la factura cuando va a cobrarle al cliente. Este sistema también envía a Hacienda un archivo XML para que la factura sea validada.
La primera recomendación es tener definido cuál es el sistema facturador que utilizará.
Analice opciones de facturador
En el mercado hay unas 30 opciones, incluyendo un servicio que ofrece Hacienda.
Revise costos y facilidades. Elija el que se ajuste a sus requerimientos.
Hay todo tipo de soluciones o servicios de facturación, por lo que prepárese y revise bien la que se ajusta mejor a su actividad y a sus requerimientos.
Algunas incluyen apps para tabletas o teléfonos inteligentes, expediente electrónico (con toda la información del cliente), generación de todo tipo de reportes, posibilidades de tener varios usuarios con acceso o integración a sistemas contables y gerenciales.
Granados se decidió por el de la empresa GTI, que además ofrece tutoriales, PDF y links en cada paso que se debe efectuar.
Ella recibió asesoría a través de un chat, donde le recomendaron el paquete que más se ajustaba a la cantidad de facturas electrónicas que debe cobrar por mes.
Eligió uno de ¢15.000 que le da derecho a 50 facturas y notas electrónicas. Cuando se agota la cantidad de comprobantes generados, se debe adquirir otro paquete.
LEA MÁS: El calendario de Hacienda para el segundo semestre del 2018
Registro en Hacienda
Con esto claro, se el contribuyente debe dirigirse al ATV, en el sitio web de Hacienda, para realizar el registro y crear su cuenta.
El ingreso se realiza con el número de cédula de la persona física o jurídica.
Hacienda le enviará a su correo electrónico una tarjeta inteligente virtual, que es una tarjeta de códigos como las que se usan para transferencias electrónicas en algunos de los servicios de banca en línea.
Cuando requiera ingresar a la cuenta del ATV, el sistema le pedirá que digite los códigos solicitados utilizando esta tarjeta.
En el ATV se completa el formulario o declaración que se ubica en la sección de Registro Único Tributario.
En esta declaración se indica que va a ser emisor y receptor de factura electrónica. Además, se incluyen los datos y domicilio del contribuyente.
La información se debe incluir o digitar con mucho cuidado.
Entre otras cosas se debe indicar o actualizar la actividad o servicios que brinda. Para esto hay un buscador, que ayuda en este paso en caso de dudas.
Llave criptográfica
En el ATV, al hacer el registro, se obtiene tres códigos que hay que copiar: el usuario, la contraseña y la llave criptográfica.
La llave criptográfica es un código que se debe incluir en el sistema o servicio facturador contratado y que sirve para comunicar ambos sistemas cada vez que se envía un comprobante electrónico.
Esta llave se genera en la sección de comprobantes electrónicos, en la pestaña Llave criptográfica de producción.
Aquí se descarga un archivo que contiene este código informático y se indica un PIN que debe copiar.
| Principales dudas |
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| Preguntas más comunes que hacen los contribuyentes al Consultorio de Factura Electrónica del Colegio de Contadores Públicos de Costa Rica: |
| Si aún no debo ingresar al sistema de factura electrónica: ¿Estoy obligado a confirmar las facturas que recibo de mis proveedores? No. Usted está obligado a hacer la confirmación de ese tipo de documentos hasta que se haya matriculado en factura electrónica, sea voluntariamente o en la fecha límite que dio la Administración Tributaria, sea como emisor-receptor o receptor-no emisor. |
| ¿Los gastos de viáticos por alimentación en pequeñas sodas o taxis, se pueden considerar como deducibles, aunque estos comercios no entreguen factura electrónica? Sí. La factura en papel es válida siempre y cuando tengan los datos que permitan identificar al contribuyente y la descripción del servicio o bien. |
| ¿Se puede modificar una factura? Sí. Mediante nota de crédito o crédito, pero es requisito indicar cuál fue la factura modificada. |
| ¿Qué hago si el cliente no quiere la factura electrónica? Si el cliente no presenta la declaración de renta y es el cliente final, se le imprime y se le entrega. Si el cliente es contribuyente o declarante del impuesto sobre la renta, sí tiene la obligación de aceptar este documento (factura electrónica) para deducir el gasto. |
| ¿Qué hago cuándo se va el Internet? En caso de fallas temporales de Internet, la mayoría de los sistemas permiten hacer la factura, y cuando regrese la conexión, el sistema procede con el envío al cliente a la dirección de correo acordada. |
| ¿Qué hago cuándo Tributación no tiene conexión? Cuando no hay conexión con la Administración Tributaria se utilizan comprobantes provisionales confeccionados en una imprenta autorizada por la Administración Tributaria. Este certificado se usa para documentar la venta, pero no es una factura. Una vez que recupera la conexión con el sistema, se debe ingresar la factura indicando “factura por contingencia” en un plazo máximo de dos días hábiles. Este comprobante no sirve para hacer deducible el gasto, pues sólo es deducible la respectiva factura electrónica. |
| Fuente: Dunia Zamora, Fiscal del Colegio de Contadores Públicos de Costa Rica |
Claves y contraseñas
Aparece después una página donde se generan las claves y las contraseñas. El sistema indica cuáles son. Cópielas.
El usuario y la contraseña se pegan en la plataforma o solución elegida, en las secciones donde se realiza la configuración y se piden estos códigos.
Ahí mismo se le pedirá incluir el PIN de la llave criptográfica (que ya copió) y se abre una ventana para buscar y darle clic al archivo de la llave que se había descargado.
En el ATV, según Granados, las dificultades se pueden deber a la jerga tributaria utilizada por Hacienda. Sin embargo, con ayuda de su contador se podría resolver sin problemas.
También los proveedores de servicios de facturación pueden colaborar. Algunos ofrecen tutoriales en PDF para realizar el proceso.
“Esta es la parte más difícil de crear la cuenta para la factura electrónica”, había indicado Alvaro Retana, gerente de GTI en enero pasado.
LEA MÁS: Vea en esta nota una lista de 18 proveedores de sistemas de facturación en Costa Rica
Diseñe su factura electrónica
Con las claves y la llave criptográfica que le da Hacienda, usted debe ir al sistema facturador que eligió.
Ahí proceda a configurar su cuenta: crea un usuario y una contraseña e incluye los datos que debe llevar la factura (nombre y cédula), teléfono y otros detalles.
Hay plataformas que permiten agregar el logotipo, elegir una plantilla (diseño y color) y hasta incluir una marca de agua.
También hay una sección para incluir los datos de los productos o servicios, el detalle de los mismos (que iría en la factura) y el precio.
El otro paso es hacer lo mismo con los datos de los clientes: nombre, cédula, representante, correo electrónico adonde se envía la factura, teléfono y dirección física.
Todo esto facilitará que cuando genere una factura electrónica o nota de crédito o débito el sistema incluya automáticamente los detalles del producto o servicio y del cliente.
Así no hay que escribirlo todo como se tiene que hacer hoy con la factura convencional.
Genere la factura
Para generar la factura electrónica se incluye los datos del cliente, los productos y la cantidad.
El sistema hará la sumatoria automáticamente.
Si hay descuentos o si se paga el impuesto de ventas, se señala para que el sistema genere el total a cobrar.
“Eso hace que la factura electrónica sea más fácil”, destacó Granados.
Lo que se debe es tener cuidado con los datos que se incluyen, por lo que –antes de darle clic para enviarla a Hacienda y al cliente– revise siempre que toda la información esté correcta.
En caso de alguna equivocación, se debe hacer una nota de débito o crédito, lo cual se hace a través del mismo sistema, tan fácil como cuando se generó la factura electrónica.
Cuando se envía la factura electrónica o la nota de débito o de crédito (en formato XML), el sistema de Hacienda debe realizar la validación.
El paso dura unos instantes: en teoría no más de tres segundos, pero depende de la velocidad del enlace de Internet que utilice.
Asimismo, el cliente recibe un archivo PDF.
Hay casos de clientes que piden la factura impresa, por lo que la plataforma incluye la opción de imprimirla.
La contabilidad
Las plataformas también permiten agilizar los procesos administrativos.
Algunos sistemas o servicios se integran a los software gerenciales o de contabilidad para actualizar la información automáticamente.
Si no es así, hay varias alternativas que se pueden utilizar.
Una es brindar acceso al contador al sistema de facturación.
Otra es enviarle copia del PDF o un XML. Si se le envía el PDF, el contador debe levantar la información en el sistema de contabilidad que use; con el XML podrá integrar la información al software que usa.
La tercera alternativa es, al final de cada mes, envíarle un PDF con las facturas acumuladas para que las digite y las incluya en su sistema contable.
Recuerde que es muy fácil hacer el registro y suscribirse al servicios que le dé la compañía de software de factura electrónica elegida.
Pero es más fácil y sencillo generar cada factura electrónica al cliente, mucho más que la antigua factura de papel.
