“No es mandar a la gente a la casa con una computadora”, dice Tania Wilhelm, experta en excelencia operativa de la firma Pure Consulting Group.

El teletrabajo o el trabajo remoto puede quedarse como una experiencia en medio de la emergencia si las empresas no configuran conveniente y correctamente el proceso.

Hacerlo bien incluye aprovechar herramientas (algunas sin costo) para monitorear el cumplimiento de las políticas, de las normas de seguridad y de las tareas encomendadas a los colaboradores.

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Comunicación

Establezca y comunique una política de trabajo remoto, las expectativas y las herramientas de monitoreo que se emplearán.

Seguridad

Los colaboradores deben tener claro desde el inicio que el teletrabajo no es trabajo flexible, que hay que cumplir tareas en horarios normales y definidos, y que deben mantener medidas de seguridad elementales, como no conectarse en redes públicas.

Para la conexión remota es recomendable utilizar redes privadas virtuales (VPN, por sus siglas en inglés), especialmente si van a tener acceso a información corporativa y de los clientes (como nombres y cuentas bancarias).

Entre las medidas de seguridad se debe limitar, restringir o impedir la posibilidad de que los colaboradores o terceros (hackers que ahora están muy atentos a los descuidos) descarguen la información desde los equipos asignados.

Defina métricas y KPI

Las empresas deben determinar cuáles puestos, funciones o tareas se pueden realizar en forma remota y cuáles no podrán ejecutarse del todo en este periodo de emergencias.

Eso es indispensable para definir los indicadores de operación (o KPI, por sus siglas en inglés).

Los indicadores monitorean el alcance de los objetivos y de las metas empresariales, en plazos determinados, que ayudan a comprender el desempeño de la organización o departamento.

Las métricas monitorean los procesos.

Plan de continuidad

¿Qué pasa si un colaborador, al que le asignó un proceso o tarea específica, se enferma?

Para evitar sorpresas, haga esto:

a. Tenga un plan de continuidad.

b. Determine cuáles son las 10 tareas críticas: prioritarias, urgentes e indispensables.

c. Determine y comunique a su equipo las reglas en caso de problemas de electricidad o de conectividad a Internet, en medio de la situación de movilidad reducida como la actual (no necesariamente volver a la sede de la empresa será la solución obvia).

d. Establezca el tiempo de recuperación de la tarea: es decir, en cuánto tiempo debe estar resuelta la reasignación de la tarea o aplicando un plan alternativo de conectividad.

e. Defina y comunique, desde el inicio, quién puede hacerse cargo de una tarea en caso de contingencia. Eso permitirá al titular y al sustituto estar en comunicación continua antes que ocurra algo y saber en qué etapa se encuentra un proceso.

Herramientas de monitoreo

¿Cómo monitoreará que los colaboradores cumpan las tareas asignadas (y de paso las reglas de seguridad)?

Para esto hay varias herramientas, algunas son muy básicas y no requieren entrenamiento:

LastPass: para almacenar las contraseñas; tiene doble mecanismo de acceso y genera código de seguridad.

Google Authenticator: sirve para habilitar capacidades de doble seguridad LastPass y a partir de ahí habilitan en todos los sistemas doble autenticación.

Teamviewer: sirve para monitorear en tiempo real incluso pueden acceder a los computadores de las personas.

Screenshot: toma capturas de pantallas aleatorias (incluso sin conexión a internet).

Trello: asigna tareas, responsables y fecha de realización.

Asana y Monday: para establecer horarios y turnos de trabajo.

Zoho: para gestión de proyectos y comunicación.

Basecamp: es de pago; puede establecer procesos o flujos y horarios, así como para comunicación.

Deputy: para establecer horarios de trabajo.

Toggl: para monitorear y facturar horarios de colaboradores independientes (free lancer).

Team Doctor: permite pantallazos o screenshots para ver rutas del ratón de la computadora (mouse).