Profesionales independientes y pequeños negocios también se vuelcan a la factura electrónica

Los profesionales y pequeños negocios se están volcando a utilizar programas de facturación electrónica, dado que para mayo del 2018 será obligatorio contar con sistemas digitales para registrar y expedir los comprobantes de las ventas e ingresos.

Tania Díaz es una analista financiera, vecina de Escazú, que se independizó hace dos años y que en octubre pasado empezó a utilizar el sistema de la firma Factura Fácil.

Antes vio otros sistemas, pero se decidió por el bajo costo del servicio y porque le pareció muy sencillo de utilizar. Al contador, por ejemplo, solamente tiene que enviarle ahora un archivo digital con el reporte de lo facturado.

"Es un programa intuitivo, muy sencillo y no he tenido problemas hasta el momento", dijo Díaz.

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Un sistema similar, de la desarrolladora Gurusoft, es utilizado en el negocio de Irene Asturias, localizado en Tibás y dedicado a diseño gráfico y publicitario, mercadeo digital e impresión.

"Es muy sencillo y práctico", afirmó Asturias.

Aquí se utiliza el programa desde hace un mes y es posible que a principios del 2018 lo utilice también para una soda.

El bajo costo por mes (¢4.000), la facilidad de uso y lo simple que es generar los reportes para la contabilidad también fueron los factores por los que se eligió este programa.

La obligatoriedad de la factura electrónica arrancó con grandes empresas en el 2017 y se extendió a diversos sectores. En noviembre pasado habían más de 1.000 contribuyentes utilizando el formato digital, según la Dirección General de Tributación y del Ministerio de Hacienda.

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En enero próximo la factura electrónica será obligatoria para 35 actividades del sector salud, pero todas las empresas, pequeños negocios y profesionales independientes deben estar utilizándola el 1° de mayo próximo, de acuerdo al cronograma de Hacienda (ver recuadro "Calendiario obligatorio").

Para los profesionales y las empresas la ventaja es que hay una amplia cantidad de servicios y programas informáticos de facturación electrónica (vea recuadro "Directorio de servicios").

La mayoría de las firmas proveedoras de sistemas y servicios de facturación tienen amplia experiencia en el campo.

Ese es el caso de Gurusoft, con presencia en varios mercados de América Latina y una década facilitando servicios de factura electrónica.

Su oferta incluye el servicio web eDoc para profesionales, sin límite en la cantidad de facturas y con una mensualidad de ¢4.000. También hay una solución para empresas desde los ¢5.000 (según cantidad de facturas). El pago se realiza vía transferencia.

La compañía ofrece además una solución a nivel empresarial que ya tienen un sistema gerencial tipo ERP y cuyo costo depende de los requerimientos. Como parte de su servicio, Gurusoft dispone de una app para teléfonos inteligentes.

Otra firma es Gosocket, que ofrece una app móvil denominada ioFacturo, dirigida a profesionales independientes, y una solución para compañías llamada Signature, que incluye emisión de facturas, control de pagos, cuentas por cobrar y pagar, entre otras.

Factura Fácil, un emprendimiento que ofrece el servicio web o de instalación del software, se dirige a profesionales y empresas. En el caso del servicio en línea cuenta con varios planes, desde uno gratuito (para un comercio, negocio o profesional y límite de 24 facturas anuales) hasta $20 por mes (20.000 facturas al año). El próximo año lanzará una app móvil.

Para el uso de los servicios web, el usuario sólo se registra en el sistema, ingresa sus datos personales, agrega clientes y productos o servicios y genera los comprobantes electrónicos, tiquetes, y notas de crédito y débito digitales cuando requiere.

Los proveedores de las soluciones aseguran que que trabajan con sistemas encriptados y otras medidas de seguridad de los datos.

La información se almacena en los servidores de las compañías durante el tiempo establecido por ley (cinco años), aunque algunas firmas ofrecen almacenamiento sin plazo límite. Este almacenamiento se incluye en el costo del servicio.

En el país hay empresas que también están utilizando soluciones propias o de desarrolladoras de software gerenciales ERP que han incorporado módulos o funcionalidades de facturación electrónica.

Las firmas insisten que, aparte de cumplir con el mandato de Hacienda, la factura digital permite una mayor protección contra el fraude.

Las soluciones también disminuyen los plazos de tramitación y cobro, mantienen el rastro digital de una operación, almacenan y ordenan los documentos (en este caso digitales), reducen los riesgos por errores humanos o por extravíos, brindan mayor seguridad, mejoran la atención al cliente y generan más transparencia.

"Al ser un sistema digital, se busca que quien reciba la factura electrónica tenga la posibilidad de realizar un pago más eficiente y que la gestión administrativa de la empresa sea lo más sencilla posible", recalcó Sergio Chaverri, socio-fundador de Gosocket.

Michael Peña, un ingeniero en sistemas, empezó a utilizar también el sistema de Factura Fácil desde hace varios años.

Peña explicó que al ser un sistema que se utiliza como servicio en la nube, a través de Internet, la instalación y uso no implica ninguna dificultad. Además, es sencillo para cualquier usuario.

Cuando debe pasar la información al contador se puede optar por imprimir el reporte o enviarlo a través de correo electrónico o Google Drive, el servicio que permite compartir archivos y documentos en línea.

Otra facilidad es que el sistema se adapta a las pantallas de cada dispositivo, ya sea computadora personal, tableta o móvil, aunque Peña considera que las apps para smartphones facilitan el acceso y la gestión fuera de oficina y cuando se está en las instalaciones de un cliente.

Hay otras características del sistema que le llamaron la atención también, como tener entre los favoritos a los clientes que más importantes.