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Este 1° de marzo los bufetes de abogados, notarios y asesores legales, así como otros profesionales y servicios jurídicos, deben elegir su proveedor, seguir al menos una decena de recomendaciones y empezar a usar la factura electrónica, de acuerdo al calendario del Ministerio de Hacienda.
Representantes del Colegio de Contadores Públicos de Costa Rica, los proveedores y la asociación empresarial GS-1 señalan que las dificultades iniciales del sistema se superaron.
Aún así aconsejan que tanto los contribuyentes del sector legal, como a quienes deben empezar a usar la factura electrónica en abril y mayo, se preparen para evitar inconvenientes por la saturación que se da a la hora de realizar el registro en el sistema de Administración Tributaria Virtual (ATV).
El paso toma unos 20 minutos, pero si la mayoría de los contribuyentes lo dejan para última hora se presentan problemas con la inscripción e ingreso.
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En abril la factura electrónica empezará a ser obligatoria para el sector de ingeniería, arquitectura e informática. En mayo lo será para profesionales y servicios de mantenimiento industrial, comunicación, geólogos biólogos, docentes, publicidad y periodismo.
En la firma Facio & Cañas (Fayca) empezaron a utilizar el facturador de la firma GTI el 29 de enero pasado, precisamente para evitar el colapso que se generó cuando ingresaron los contribuyentes del sector salud a mediados de ese mes.
Como parte del plan para utilizar la factura electrónica de forma anticipada, se recopiló la información de los clientes para ingresarlo en el sistema, se preparó a cada uno y se hicieron los ajustes necesarios para que el facturador se integre con el sistema contable.
"Dependiendo del software contable hay que volver hacer el registro", advirtió Valeria Araya, gerente financiera de Fayca, para quien el facturador es sencillo de usar y se tiene un buen tiempo de respuesta de parte del proveedor a través del centro de servicios cuando se requiere resolver alguna consulta.
Cuidados
La Dirección General de Tributación cuenta con un sistema informático provisto por la Empresa de Servicios Públicos de Heredia, el cual realiza la validación de las facturas electrónicas cuando un contribuyente emite ese documento a la hora de hacer una venta o un cobro. Por esa razón, los usuarios deben registrarse en el ATV.
Para generar la factura electrónica (y enviarla a Hacienda y al cliente), el contribuyente debe usar un software facturador. Hacienda provee también un sistema gratuito, pero en el mercado se puede optar entre casi tres decenas de sistemas, los cuales ofrecen diferentes servicios adicionales y tienen distintos costos.
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"Los contribuyentes deben exigir a los proveedores alguna certificación o validación de que cumplen con los requerimientos de seguridad y confidencialidad de la información y con las condiciones de Hacienda", afirmó Guillermo Varela, director ejecutivo de GS-1.
Ni el Ministerio de Hacienda ni Tributación exigen a los proveedores certificarse, por lo que hay que escoger bien a la compañía que les brinda el servicio de facturación, las cuales tendrán a su disposición la información de clientes, compras y ventas de sus usuarios.
Dunia Zamora, fiscal del Colegio de Contadores Públicos, también advirtió que recibieron información de que se han producido intentos de estafas de parte de personas que se hacen pasar por proveedores de facturadores o por funcionarios del Ministerio.
"Esté atento", recomendó Zamora. "No brinde sus datos personales".
| Tome nota |
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| Recomendaciones a los profesionales y empresas de servicios de diferentes sectores para empezar a usar la factura electrónica: |
| 1. Con tiempo. Empiece el proceso con anticipación, no espere hasta el último momento. |
| 2. Ojo con el proveedor. Busque un proveedor del facturador que se ajuste a sus necesidades, tenga experiencia y sea confiable. |
| 3. Cuidado con su información. Asegúrese que el proveedor le brinde respaldo, seguridad, confidencialidad y recuperación de la información. |
| 4. No olvide. Tenga presente que la empresa que le brinda el servicio de facturador custodiará la información suya y de sus clientes. |
| 5. Compruebe. Revise, junto con su contador, que el sistema calcula correctamente los impuestos y el tipo de cambio que aplica, según la moneda en que facture. |
| 6. Entrenamiento. Tanto usted como su personal deben saber generar las facturas, notas de débito y crédito y reportes, así como saber qué hacer en caso de contingencias. |
| 7. Autorizaciones. Debe crear perfiles y permisos de acceso y uso adecuados si tiene personal de apoyo para generar facturas, notas y reportes. |
| 8. Plan B. En caso de caídas de Internet o del facturador, tenga comprobantes provisionales de una imprenta autorizada, según los términos del Ministerio de Hacienda. Recuerde que estos comprobantes no son facturas y no sirven para gastos deducibles. |
| 9. Tenga una copia. El proveedor debe almacenar las facturas en formato XML, pero dele un correo electrónico donde recibir una copia para guardar los archivos XML como medida de anticipación ante cualquier inconveniente contractual con su proveedor. |
| 10. Plazo de las facturas. El plazo para aceptar una factura (total o parcialmente) o rechazarla es de ocho días y no olvide que debe tener las facturas durante cinco años. |
| Fuentes: Colegio de Contadores Públicos de Costa Rica, GS-1 y Globalex. |
Algunas opciones
El Ministerio de Hacienda no ha brindado datos de cantidad de contribuyentes ni de facturas generadas desde enero anterior.
Los proveedores insisten que los profesionales y empresas de los distintos sectores deben registrarse en el ATV y empezar a utilizar el facturador para realizar los cambios pertinentes antes de la fecha en que deben usar obligatoriamente la factura electrónica.
Alvaro Retana, gerente general de GTI, dice que en el caso del sector legal el porcentaje de abogados y bufetes que están utilizando el sistema es muy bajo, pese al poco tiempo que falta para el 1° de marzo.
"No creemos que, en este momento, supere el 30% del total del sector, lo que podría ocasionar problemas para los que esperan el último momento o el vencimiento del plazo", dijo Retana.
Uno de los problemas que podrían enfrentarse es que algunos abogados acostumbran a incluir como líneas de su factura los gastos legales del cliente en enteros de impuesto o la compra de timbres. Si el registros se sigue haciendo de esa forma, esos gastos serán considerados como ingresos del bufete y eso afectará el monto del impuesto de la renta.
Entre los proveedores hay compañías que ofrecen sistemas de facturación especializados.
La firma Globalex ofrece un servicio dirigido al sector legal que permite llevar control de pagos y saldos de facturas, emitir proformas o cotizaciones previas, exportar a una hoja de cálculo la información y facilitar la contabilidad.
También se puede configurar el correo personal de cada cliente para que reciban las facturas e integrar servicios informáticos que se brindan a los abogados.
"El sector legal tiene requerimientos muy específicos y variados", dijo Zentis Uhrig, de Globalex, quien aseguró que se cumple con la directriz de Hacienda y que el costo es de $8 mensuales por emisor.
En la firma Cordero & Cordero Abogados se utiliza este sistema. Según Bryan Monge, administrador de cuentas por cobrar en este bufete, el facturador de Globalex es muy eficiente y rápido. "Se adecuó a nuestra solicitud para el formato de factura que se requería para el cliente", subrayó.
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Otras firmas como Fygaro, Gosocket y GTI ofrecen sus sistemas de facturación a todos los sectores, incluyendo abogados y notarios.
GTI brinda asesoría, aplicación móvil, apoyo en el registro de ATV, convenio para quienes usan los sistemas y servicios de la firma MaterLex, integración con otros software contables y de facturación, servicio para recibir pagos a través de los principales bancos y de los puntos Tucan, además de descuento por convenio con el Colegio de Abogados.
Gosocket ofrece una solución de facturación llamada ioFacturo que permite la emisión de documentos completamente en línea y gratuita que están utilizando profesionales y servicios de diferentes actividades, incluyendo del sector legal.
Sergio Chaverri, sociofundador de Gosocket, indicó que brindan almacenamiento ilimitado de documentos y portal para clientes, así como que pronto lanzarán solución de pago anticipado de facturas.
Fygaro también puede ser utilizado por profesionales y empresas de diferentes sectores, incluyendo el legal. Cuenta con funciones para cotizaciones, reportes, pagos con tarjetas por medio de Facebook, WhatsApp y sitio web, envío de factura por correo electrónico para que el cliente cancele desde cualquier lugar, y personalización de la factura.
Ariel Rochwerger, fundador y CEO de Fygaro, también dijo que estarán liberando una actualización que incluye un módulo contable –sin costo adicional– para llevar control de gastos, planilla y la contabilidad.
